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企业差旅管理:尚未挖掘的富矿

公司 来源:中国经营报 作者:梁宵 2013-09-21 14:00:52 阅读: 评论:0

  2013年,中国政府加大了反腐的力度,包括葛兰素史克、拜耳、西门子、辉瑞、礼来等多家外企都曾在华卷入行贿门。这些企业的手法之一就是利用旅游、公关等第三方机构进行差旅支出。有些公司的差旅费甚至远超净利润,成为监管部门调查审核的对象。

  尽管差旅费一直处在企业的“风口浪尖”上,但这却是企业不可忽视的重要可控成本。

  “对于欧美企业来说,差旅是财务报表中很重要的一个呈现部分,在经济危机或者企业经营状况发生问题的时候,差旅成本也是首当其冲要进行压缩的。”某大型跨国公司采购部负责人王丹(化名)表示,相比之下,中国企业对差旅管理的理解还是“半生不熟”,而随着国际化的加深和企业管理的日益规范,差旅管理的重要性正在不断提升。

  成本效率双优化

  真正全面的差旅管理不是小节约,而是大优化,不是单一的成本控制,而是整体的管理升级。

  简单地说,差旅管理就是企业对员工或者客户在差旅方面所涉及到的各方面费用,包括机票、酒店、甚至租车等进行采购、报销和支出,而对于业务网络庞大、出差安排频繁的跨国企业来说则是一项庞大的工程,比如像GE这样的大公司,其在中国2011年一年机票采购就达到14万张左右,约合4000万美元;而平安集团2013年的中报亦显示,其半年的差旅费达到了3.34亿元。

  作为全球化的公司,华为也面临着同样的问题,因此早在2004年,华为就在内部成立了自己的差旅管理部门,这也是慧通商务的前身,目前,后者已经独立成为华为的全资子公司,处理当前华为90%的国内差旅支出,以及70%的国际差旅支出,除此之外,其客户也都是在各行业中的重量级企业,比如三一重工、罗氏、平安集团、万科等等。

  “成本节约是差旅管理最明显、最直接的一个效果,”慧通商务差旅服务部部长付育表示,华为每年对差旅管理都要做出成本考核,2012年节省成本为7000万元。

  但是,单纯的成本导向也让很多企业的差旅管理陷入误区,在国内企业中经常遇到的情形是,很多公司认为差旅管理就是单次交易的节约,比如一张机票便宜了几十块钱,为此员工要到处打电话比价,投入人力去讨价还价,回来贴票报销也给审批带来了很大的麻烦,“效率很低,而且造成了企业财务成本的积压,这样带来的整体的浪费他们没有看到。”付育说。

  因此,真正全面的差旅管理不是小节约,而是大优化,不是单一的成本控制,而是整体的管理升级。

  德国嘉惠国际中国区总经理王璐就指出,这些企业通过对差旅全面流程的改造,不仅实现了票价的节约,而且提高了效率,降低了人工成本。

  “对于小公司来说,差旅管理的目的就是票价、房价的节约,但是对于有规模的公司来讲,更多的节约是在整体流程上,差旅管理所带来的管理成本的节约和效率的提升更加重要。”付育说。

  事实上,在某些特殊情况下差旅管理所扮演的后一种角色更为重要,比如在突发情况发生的时候,企业如何通过与航空公司以及当地保险机构建立的关系及时解决员工的出行安全和出行效率,这也考验了公司的管理水平和危机处理能力,付育就曾多次处理这样的情况,比如冰岛火山灰影响了整个欧洲的航班,德国法兰克福机场的大罢工,“会影响很多员工行程,这就需要一个紧急救援和处理的措施;越是大公司此类需求就会更多。”

  差旅管理平衡术

  集中会带来更大的节约,统一管理之后就会从当中找到很多地方可以去压缩、去节约。

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